6 советов по созданию базы знаний IT команды с нуля, используя лишь Word

С сентября я веду всеобъемлющую методичку команды, которая изменила то, как мы работаем. Сегодня я поделюсь с вами советами, которые я вынес.

1. Изложи основные понятия. Прежде чем углубляться в подробности, опиши ключевые сущности и системы, с которыми вы работаете. Если вы продуктовая команда – разложи по полочкам ключевые механизмы продукта. Если проектная – повторяющиеся концепции и сущности.

2. Ссылайся на существующие документы и знания, соедини их воедино. Не пытайся написать всё сам. Скорее всего ваша команда слишком маленькая, чтобы поддерживать независимую и полную базу знаний. Если что-то можно найти в документации по продуктам/проектам/записям других команд – сошлись на них, включи ссылку или указания, как их найти.

3. Включи раздел для новых сотрудников. Тебе может казаться, что новичков не будет, но это не так. Всегда есть определенная текучка. И когда придёт новый сотрудник, скорее всего никто из команды уже не будет помнить свои первые шаги: какие доступы надо поднять, какие программы запросить, кому написать, откуда взять инструкции/скрипты. Запиши всё это сейчас, пока есть время и упрости будущий онбординг.

4. Процессы и процедуры. Задокументируй процессы и процедуры простым и понятным языком в нумерованных списках. Для документов – ссылайся на шаблоны и примеры, для шагов – включи ключевые моменты, которые должны быть выполнены. Опиши, что должно остаться после прохождения всех шагов (аппрувалы, подтверждения, отчёты, выгрузки и т.д.)

5. Не повторяй объяснение дважды. Если тебе приходится второй раз что-то объяснять – этой информации место в базе знаний.

6. Не дроби документы. Все уже научились пользоваться поиском и оглавлением. Пока основной документ не распухнет до 80 страниц, нет смысла его дробить – лишь ухудшишь навигацию. Собирай единый Playbook, который станет универсальной методичкой по работе команды.